Složit ćemo se kako je danas više nego ikad prije izazovno pomiriti posao i privatan život te balansirati zdrav omjer rada i razonode. Za sve to potrebno je imati dobre organizacijske vještine, a čak i ako za sebe mislite da ih imate, praksa nerijetko pokazuje drugačije. Ipak, u svega nekoliko klikova možete pronaći sjajne savjete kako bolje "posložiti" svoje vrijeme, inspirirati se te u konačnici mnogo naučiti.

U svemu tome pomoći će vam Paula Šandrk Kovačević koja već sedam godina karijeru gradi na poziciji direktora poslovnih operacija u Q agency, a u sklopu čega se bavi unaprjeđivanjem poslovanja, razvojnim procesima, vođenjem projekata i timova. Kako bi sve to uspješno odradila, Paula savršeno zna isplanirati vrijeme, a svoje znanje odlučila je prenijeti i ostalima. Productivity with Paula je projekt pred kojim su velike stvari, a o čemu je točno riječ - saznajte u intervjuu.

Nedavno si pokrenula projekt Productivity with Paula. Reci nam nešto više o tome, koja se ideja krije iza svega i što ti je bila motivacija?

- Motivacija je isključivo intrinzična i proizlazi iz velike želje za dijeljenjem znanja, što me čini ispunjenom i sretnom. Zadnjih nekoliko godina aktivno sudjelujem u zajednici kroz razne projekte; volontiranje za vrijeme potresa u Petrinji, organizaciju humanitarnih akcija za djecu s poteškoćama, rad kroz udrugu Ekonomska Klinika na EFZGu, a danas i kroz dijeljenje znanja o tome kako biti produktivan na poslu, ali i doma. Struktura i organizacija moja su dva najveća asa u rukavu i želim to znanje prenijeti na ambiciozne ljude koji imaju potencijala biti bolji zaposlenici i zadovoljniji ljudi. Stres na poslu za mene jest stres i doma. Ako mogu nešto napraviti da su drugi bolje organizirani na poslu, i da nosim manje stresa doma — zašto ne?

Privatni album

Užurbana svakodnevica i dinamičan tempo nerijetko ostavljaju posljedice koje na prvi pogled možda nisu vidljive, ali naknadno ih itekako osjetimo. S obzirom na to da i sama radiš u izazovnom poslovnom okruženju, kako si uspjela postići balans rada koji je produktivan, ali ti istovremeno ostavlja dovoljno vremena za sebe i odmor?

-. Naći svoj vlastiti balans u produktivnosti je umijeće i on je individualan, dakle za svakoga drugačiji. Prije točno godinu dana počela sam proces otkrivanja vlastitog IDa i svojih talenata u suradnji s coachicama (Ivonom Zgrabljić i Renatom Križanić) iz Edukator IDa. Prvi korak u uspostavi vlastitog balansa je dobro poznavati sebe i svoj vlastiti kapacitet, a potom upravljati svojim i tuđim očekivanjima, postavljati granice i znati reći ne. Na papiru zvuči jednostavno, a u praksi je to ipak malo teže. Moram priznat da je ravnoteža između privatnog i poslovnog života veliki izazov. Strategija koja mi je najviše pomogla je rutina odmicanja od posla i zatvaranje radnog dana — “Slams laptop shut until tomorrow” — doslovno.

Što bi istaknula kao najveći problem kada je u pitanju osobna produktivnost?

- Smatram da je najveći problem nedostatak učinkovitog upravljanja vremenom. Mnogi ljudi se suočavaju s izazovima u uspostavljanju prioriteta, organiziranju svojih zadataka i održavanju fokusa na onome što je važno. Rijetko čujem da netko od mojih prijatelja ili poznanika koristi neki alat za organizaciju zadataka ili projekata, ili kalendar za sastanke, druženja, podsjetnike i slično. Poslovno smo nekad puno bolje organizirani nego privatno, što znači da sebe često stavljamo na drugo mjesto.

- Drugi čest problem je i nedostatak motivacije ili jasnog cilja. Ako osoba nema jasno definirane ciljeve ili nije motivirana za postizanje tih ciljeva, može se osjećati demotivirano ili izgubljeno. Ove godine sam doskočila tom izazovu i kreirala svojih 10 privatnih ciljeva koje želim ostvariti u 2023 godini. Svi smo orijentirani na poslovne ciljeve da ostvarimo nečija tuđa očekivanja, a rijetko se pitamo što želimo napraviti za sebe.

Privatni album

Na koji način doskočiti pritiscima na poslu, a pritom ostati produktivan i obaviti zadatke tijekom radnog vremena - bez ‘nošenja’ posla kući?

- Ne kaže se bez razloga — organizacija je pola posla. Ako moram izdvojiti jedan savjet onda je to tjedno planiranje kojeg zovem “Monday Meeting with Myself”. Ponedjeljkom ujutro planiram cijeli tjedan, uključujući ključne sastanke, projekte i zadatke. Nakon svakog dana napravim pregled dana koji traje 15 minuta, a petkom se osvrnem na cijeli tjedan. Najveći izazov su ad hoc zadaci i neplanirane aktivnosti koje svakog dana ulijeću u raspored, zato je važno planirati 80-90% vremena (ovisno o individualnim potrebama i vrsti posla).

- Hoćemo li nositi kući posao nekad ne ovisi samo o našoj organizaciji, već i o kompaniji, voditelju i kulturi, čemu je teže doskočiti ali nije nemoguće. Važno je postaviti jasne granice i naučiti reći “ne”, da nam zadaci ili projekti ne prelaze preko naših kapaciteta. Mišljenja sam da smo svi jedinstveni u pogledu produktivnosti i to treba poštovati jer je to naš ID. Iz osobnog iskustva mogu reći da sad već mogu prepoznati kada sam za što. Imam dane kada excelice jednostavno nisu moji najbolji prijatelji, fokus i koncentracija se nisu sprijateljili i takav posao ostavljam za sutra.

Privatni album

Koje je tvoje mišljenje o radu od kuće – misliš li da je to bolja ili lošija opcija?

- Rad od kuće za mene je novo normalno! Zadnje 3 godine radim od doma i stvorila sam jako puno novih rutina koje me usrećuju. Ujutro imam opciju ici na trening u zgradi prije posla i stignem biti online već u 08:30, te pripremiti doručak. Za vrijeme sastanaka hodam na walking padu i trudim se svaki mjesec hodati jedan polumaraton za vrijeme radnog vremena. Dakle doma sam productivity master. Svaki home office ima i svoje nedostatke, a neki od njih su manjak kontakt s ljudima, gubitak dinamike koju imamo kad smo uživo, definitivno zahtjeva bolju organizaciju i koordinaciju s drugim timovima i sl. Iz osobnog iskustva mogu reći da mi je home office donio isključivo pozitivne promjene u život, iako sam vidjela slučajeve u kojima je to potpuno suprotno.

Productivity with Paula IG profil je tu kako bi olakšao i posložio procese rada. Kakav je zasad feedback publike?

- Instagram profil Productivity with Paula orijentiran je na dijeljenje znanja o strategijama i alatima koje nam pomažu u poslovnom ali i privatnom životu kako bismo postali produktivniji, odnosno bolje organizirani. Povratne informacije koje dobivam su doista lijepe i dodatni su vjetar u leđa jer se ljudi javljaju kada nešto novo implementiraju ili nauče. O organizaciji se ne uči u školi ili na fakultetu, tim više smatram da je ovakvo dijeljenje znanja korisno.

- Instagram reporti kažu da se Productivity Communityju sviđa sadržaj koji kreiram. Meni je to kao kreatoru drago čuti jer dnevno ulažem 2-3 sata u planiranje, kreiranje i snimanje. U ovaj projekt sam krenula s nula znanja o social mediji i kreiranju sadržaja, nisam influencer i ne znam trikove, pa je samim time izazovnije naći kvalitetan i edukativan, a pritom i zabavan pristup za dijeljenje productivity sadržaja.

Privatni album

Kada bi morala udijeliti pet ključnih savjeta za bolju osobnu produktivnost koji provjereno djeluju, koji bi to bili?

- Imam hrpu stvari za podijeliti što svakodnevno radim kroz Instagram profil (Productivity with Paula), za danas ću izdvojiti 5 konkretnih trikova koji su meni must:

Koristim alat za organizaciju — Trello Boards, jedan za privatne zadatke i jedan za poslovne.

Svaki danizvojimm minimalno 2 sata za focus time, bez distrakcija (notifikacije, emailovi, etc), i to najčešće u periodu

Svaki tjedan planiram ponedjeljkom ujutro — Monday Meeting with Myself (MMM), dok petkom popodne radim Friday Review da se osvrnem na postignuća i propuste.

Koristim Google kalendar za sve dogovore (poslovne sastanke, ali i frizera, kave, druženja, putovanja i sl.)

Imam privatni Vision Board i 10 ciljeva koje želim ostvariti ove godine! Radim kratki check up jednom mjesečno na kraju svakog mjeseca.

Koji su ti daljini planovi s Productivity with Paula?

- Za jesen pripremam svoj prvi web na kojem će biti dostupni svi moji materijali, te pripremam masterclass za one ambicioznije koji žele postati masteri u organizaciji i strukturi posla, timova, projekata i svega što im posao nosi. Pripremam i novo izdanje radionice The Power of Productivity. Prvu verziju ove edukacije prošlo je skoro 150 polaznika u Q agency, a temelji se na metodologiji Getting Things Done. Feedback je isključivo pozitivan što mi je bila dodatna motivacija da ju proširim, a to planiram napraviti kroz Masterclass koji je orijentiran na voditelje i menadžere. Veselim se svim izazovima koje mi ova godina nosi i jako se veselim realizaciji svega što sam isplanirala! Iza mene stoji tim prijatelja i kolega koji su mi veliki vjetar u leda i podrška na ovom životnom projektu.

Privatni album